Дополнительные параметры дизайна запроса в Access

Access 2010 предлагает множество опций, которые позволяют создавать и запускать запросы, которые возвращают именно ту информацию, которую вы ищете. Например, что, если вам нужно найти, сколько чего-то существует в вашей базе данных? Или что, если вы хотите, чтобы результаты вашего запроса автоматически сортировались определенным образом? Если вы знаете, как использовать свои параметры запроса, вы можете проектировать почти любой запрос, который вы хотите получить в Access.

На этом уроке вы узнаете, как изменять и сортировать свои запросы в представлении Query Design, а также как использовать функцию Totals для создания запроса, который может выполнять вычисления с вашими данными. Вы также узнаете о дополнительных вариантах построения запросов, предлагаемых в Access.

Изменение запросов

Access предлагает множество вариантов для того, чтобы ваши запросы работали лучше для вас. В дополнение к изменению критериев запроса и объединению после создания запросов вы можете сортировать или скрывать поля в результатах запроса.

Чтобы изменить запрос:

Когда вы открываете существующий запрос в Access, он отображается в представлении Datasheet, что означает, что результаты вашего запроса будут отображаться в таблице. Чтобы изменить свой запрос, вы должны ввести представление «Дизайн», представление, которое вы использовали при его создании. Существует два способа переключения на представление «Дизайн»:

• На вкладке «Главная» на ленте щелкните команду «Вид». В раскрывающемся меню выберите «Просмотр дизайна».
• В правом нижнем углу окна Access найдите маленькие значки. Щелкните значок «Вид дизайна», который является значком, самым дальним вправо.

В окне «Дизайн» внесите необходимые изменения, затем выберите команду « Выполнить», чтобы просмотреть обновленные результаты.

Вы можете заметить, что Access предлагает другие виды запросов, такие как Pivot Table View , Pivot Chart View и SQL View. Вы можете игнорировать их; эти представления позволяют использовать расширенные функции, которые вам не нужно использовать для этого руководства или для большинства функций Access.

Сортировка запросов

Access позволяет применять сразу несколько видов при разработке вашего запроса. Это позволяет вам просматривать ваши данные точно так, как вы хотите, каждый раз, когда вы его просматриваете.

Сортировка, которая включает в себя более одного отсортированного поля, называется многоуровневой сортировкой . Многоуровневая сортировка позволяет вам применять начальную сортировку, а затем дополнительно организовывать данные с дополнительными сортировками. Например, если у вас есть таблица, полная клиентов и их адресов, вы можете сначала отсортировать записи по городам, а затем отсортировать их по алфавиту по фамилии.

Когда в запрос включено несколько видов, Access читает сортировки слева направо . Это означает, что сначала будет применен самый левый вид. В приведенном ниже примере клиенты будут отсортированы сначала по городу, в котором они живут, а затем по почтовому индексу в этом городе.

Чтобы применить многоуровневую сортировку:

1. Откройте запрос и перейдите к представлению «Дизайн» .
2. Сначала найдите поле, которое вы хотите отсортировать. В строке Sort: щелкните стрелку раскрывающегося списка, чтобы выбрать либо восходящую, либо нисходящую сортировку.
3. Повторите процесс в других полях, чтобы добавить дополнительные сортировки. Помните, что виды применяются слева направо, поэтому любые дополнительные виды должны применяться к полям, расположенным справа от вашего основного вида. При необходимости вы можете изменить поля, щелкнув поле и перетащив его в новое место.
4. Чтобы применить сортировку, щелкните команду «Выполнить».
5. Результаты запроса появятся с нужной сортировкой.

Вы также можете применять многоуровневые сортировки к таблицам, которые не имеют запросов к ним. На домашней вкладке на ленте, выберите Дополнительно команды раскрывающейся в Сортировка и Фильтрация группы. Выберите «Расширенный фильтр / Сортировка» и создайте многоуровневую сортировку, как обычно. Когда вы закончите, нажмите кнопку Toggle Filter, чтобы применить свой вид.

Скрытие полей в запросах

Иногда у вас могут быть поля, содержащие важные критерии, но вам может не понадобиться фактически видеть информацию из этого поля в окончательных результатах. Например, возьмите один из запросов, которые мы создали в нашем последнем уроке: запрос для поиска имен и контактной информации клиентов, которые разместили заказы. Мы включили идентификаторы номеров заказов в наш запрос, потому что мы хотели убедиться, что мы только вытащили клиентов, которые разместили заказы.

Однако нам действительно не нужно было видеть эту информацию в наших окончательных результатах запроса. На самом деле, если бы мы просто искали имена и адреса клиентов, видя, что номер заказа, смешанный с ним, тоже мог даже отвлекать. К счастью, Access позволяет скрыть поля, сохраняя при этом все критерии, которые они содержат.

Чтобы скрыть поле внутри запроса:

1. Откройте запрос и перейдите к представлению «Дизайн».
2. Найдите поле, которое вы хотите скрыть.
3. Установите флажок «Показать :», чтобы снять флажок.
4. Чтобы просмотреть обновленный запрос, выберите команду «Выполнить». Поле будет скрыто.

Чтобы отобразить скрытое поле, просто вернитесь в представление «Дизайн» и еще раз установите флажок «Показать: строка».

Больше типов запросов

К этому моменту вы должны понять, как создать простой или многозадачный запрос с использованием нескольких критериев. Дополнительные запросы предлагают вам возможность выполнять еще более сложные действия с вашей базой данных. Один из них - это итоговый запрос, который позволяет выполнять вычисления с вашими данными.

Итоговые запросы

Иногда установка простых критериев не даст вам результатов, которые вам нужны, особенно когда вы работаете с числами. Вы можете захотеть, чтобы ваши результаты запроса были сгруппированы или подсчитаны каким-то образом. Access 2010 предлагает несколько вариантов, которые делают эти функции возможными. Возможно, самым простым из них является команда Totals.

Когда вы используете функцию Totals в своем запросе, данные в ваших полях будут сгруппированы по значению, что означает, что все элементы одного типа перечислены вместе. Например, в общем запросе на предметы, проданные в нашей пекарне, каждый тип проданного предмета будет указан в одной строке, независимо от того, сколько раз этот товар был продан.

После того, как ваши записи сгруппированы, вы можете выполнять вычисления с ними. Эти расчеты включают:

• Счет(Count), который подсчитывает количество одинаковых элементов в поле
• Сумма, которая добавляет числа в это поле
• Среднее значение, которое находит среднее из чисел, которые происходят в этом поле
• Максимум, который возвращает наибольшее значение, которое было введено в этом поле
• Минимум, который возвращает самое низкое значение, которое было введено в этом поле
• Первый, который возвращает первое или самое раннее значение, которое было введено в этом поле
• Последний, которое возвращает последнее или последнее значение, которое было введено в этом поле

Эти вычисления будут применяться к строкам, содержащим ваши сгруппированные элементы. Например, если вы решили использовать Sum, чтобы узнать, сколько из каждого элемента в меню было заказано, вы получите промежуточный итог для каждого элемента в своем запросе, а не общую сумму всех объединенных элементов.

Чтобы создать общий запрос:

1. Создайте или откройте запрос, который хотите использовать в качестве итогового запроса . В нашем примере мы хотим найти общее количество, которое мы продали в каждом из наших пунктов меню, поэтому мы будем использовать запрос, показывающий нам все пункты меню, которые мы продали. Если вы хотите следовать в нашей базе данных, откройте запрос пунктов меню.
2. На вкладке « Дизайн запроса» найдите группу «Показать / Скрыть», затем выберите команду «Итого».
3. Строка будет добавлена в таблицу в сетке проектирования , причем все значения в этой строке будут установлены в Group By. Выберите ячейку в строке « Всего:» поля, для которого вы хотите выполнить вычисление, и нажмите стрелку раскрывающегося списка, которая появляется.
4. Выберите расчет, который вы хотите выполнить в этом поле. В нашем примере мы хотим добавить количество продуктов, которые мы продали, поэтому мы выберем опцию Sum.
5. Когда вы удовлетворены своим дизайном запроса, выберите команду «Выполнить» на вкладке « Дизайн запросов », чтобы запустить запрос.
6. Результаты запроса будут отображаться в представлении Datasheet запроса, которое выглядит как таблица. Если вы хотите, сохраните запрос, нажав команду «Сохранить» на панели быстрого доступа. Когда появится запрос на его имя, введите нужное имя и нажмите «ОК» .

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями и напишите отзыв в комментариях!