MS Access: Введение в объекты - Таблицы, формы, запросы и отчеты

Базы данных в Access 2010 состоят из четырех объектов: таблиц, запросов, форм и отчетов. Вместе эти объекты позволяют вам вводить, хранить, анализировать и компилировать ваши данные, при необходимости.

В этой статье вы узнаете о каждом из четырех объектов и поймете, как они взаимодействуют друг с другом для создания полностью функциональной реляционной базы данных.

Объекты Access

Таблицы, запросы, формы и отчеты являются основой для любой базы данных, которую вы создаете в Access. Понимание того, как работает каждый из этих объектов, поможет вам создать базу данных, которая будет полезна и поможет вам получить необходимую информацию.

Таблицы

К этому моменту вы уже должны понимать, что база данных представляет собой совокупность данных, организованных во много связанные списки. В Access все данные хранятся в таблицах, что ставит таблицы в центр любой базы данных.

Возможно, вы уже знаете, что таблицы организованы в вертикальные столбцы и горизонтальные строки.

В Access строки и столбцы называются записями и полями. Поля больше, чем просто колонки; это способ организации информации по типу данных. Каждая часть информации внутри поля имеет один и тот же тип. Например, каждая запись в поле « Имя» будет именем, и каждая запись в поле « Адрес улицы» будет адресом.

Аналогично, запись - это больше, чем просто строка; это единица информации. Каждая ячейка в данной строке является частью записи этой строки.

Обратите внимание, как каждая запись охватывает несколько полей. Несмотря на то, что информация в каждой записи организована в поля, она принадлежит другой информации в этой записи. Видите номер слева от каждой строки? Это идентификационный номер, который идентифицирует каждую запись. Идентификационный номер для записи относится к каждой части информации, содержащейся в этой строке.

Таблицы хороши для хранения тесно связанной информации. Допустим, у вас есть пекарня и есть база данных, в которой есть таблица с именами и информацией ваших клиентов - их номера телефонов, домашние адреса и адреса электронной почты. Поскольку эти сведения содержат все сведения о ваших клиентах, вы должны включить их в одну и ту же таблицу. Каждый клиент будет представлен уникальной записью, и каждый тип информации о клиентах будет храниться в его собственной области. Если вы решили добавить больше информации - например, день рождения клиента - вы просто создадите новое поле в одной таблице.

Формы, запросы и отчеты

Хотя таблицы хранят все ваши данные, остальные три объекта - формы, запросы и отчеты - предлагают вам способы работать с ним. Каждый из этих объектов взаимодействует с записями, хранящимися в таблицах вашей базы данных.

Формы

Формы используются для ввода, изменения и просмотра записей. Вам, вероятно, приходилось заполнять формы во многих случаях, например, при посещении кабинета врача, подаче заявления на работу или регистрации в школе. Формы причины используются так часто, так это то, что они являются простым способом правильно управлять людьми. Когда вы вводите информацию в форму в Access, данные идут именно там, где разработчик базы данных хочет, чтобы она шла: в одну или несколько связанных таблиц.

Формы облегчают ввод данных. Работа с обширными таблицами может сбивать с толку, и когда вы подключаете таблицы, вам может потребоваться работать с более чем одним за раз, чтобы ввести набор данных. Однако с помощью форм можно сразу вводить данные в несколько таблиц, все в одном месте. Разработчики баз данных могут даже устанавливать ограничения для отдельных компонентов формы, чтобы обеспечить ввод всех необходимых данных в правильном формате. В целом, формы помогают поддерживать согласованность и организованность данных, что необходимо для точной и мощной базы данных.

Запросы

Запросы - это способ поиска и компиляции данных из одной или нескольких таблиц. Запуск запроса похож на запрос подробного вопроса о вашей базе данных. Когда вы создаете запрос в Access, вы определяете конкретные условия поиска, чтобы точно найти нужные данные.

Запросы гораздо более мощные, чем простые поиски, которые вы могли бы выполнять в таблице. Хотя поиск поможет вам найти имя одного клиента в вашей компании, вы можете запустить запрос, чтобы найти имя и номер телефона каждого клиента, совершившего покупку в течение прошлой недели. Хорошо спроектированный запрос может предоставить информацию, которую вы, возможно, не сможете узнать, просто просмотрев данные в ваших таблицах.

Отчеты

Отчеты предлагают вам возможность представить свои данные в печати. Если вы когда-либо получали распечатку расписания классов или распечатанный счет-фактуру покупки, вы видели отчет о базе данных. Отчеты полезны, поскольку они позволяют вам представить компоненты вашей базы данных в удобном для чтения формате. Вы даже можете настроить внешний вид отчета, чтобы сделать его визуально привлекательным. Access предлагает вам возможность создавать отчет из любой таблицы или запроса.

Объединяя все вместе

Даже если у вас есть хорошее представление о том, как можно использовать каждый объект, изначально может быть трудно понять, как все они работают вместе. Это помогает помнить, что все они работают с одними и теми же данными. Каждая часть данных, использующая запрос, форму или отчет, хранится в одной из таблиц базы данных.

Формы позволяют вам одновременно добавлять данные в таблицы и просматривать данные, которые уже существуют. В отчетах представлены данные из таблиц, а также из запросов, которые затем выполняют поиск и анализ данных в этих же таблицах. Эти отношения звучат сложнее, но на самом деле они работают вместе так хорошо и так естественно, что мы часто даже не замечаем, когда мы используем связанные объекты базы данных. Вы когда-нибудь использовали электронный карточный каталог для поиска книги в библиотеке? Скорее всего, вы ввели свой поиск во что-то похожее на это:

Когда вы выполнили поиск, вы вводили условия поиска в форму, которая затем создала и запускала запрос на основе вашего запроса. Когда запрос завершил поиск таблиц базы данных для записей, соответствующих вашему поиску, вам был показан отчет, в котором была получена информация из запроса и связанных таблиц - в данном случае - список книг, соответствующих вашим условиям поиска. Вы можете представить соединения между объектами, как это:

Скажем, вместо использования этих инструментов вам пришлось искать в гигантской таблице, содержащей каждую книгу в библиотечной системе. Соответствующие записи, вероятно, будут распространены во многих таблицах: таблица для названий книг и описаний, таблица, содержащая информацию о том, какие книги проверяются или выходят, и таблицу с каждой ветвью библиотеки, чтобы назвать несколько.

Вам нужно будет искать, по крайней мере, три стола, чтобы найти книгу, узнать ее местоположение и посмотреть, проверено ли это! Легко представить, как трудно было найти правильную книгу. Если вы не были осторожны, вы могли бы даже что-то дополнить, случайно удалив или отредактировав запись. Легко понять, как объекты базы данных делают этот поиск более управляемым.

В статье «Что такое база данных?» мы обсудили концепцию реляционной базы данных, которая представляет собой базу данных, способную понять, как разные наборы данных относятся друг к другу. Ситуации, подобные приведенному выше примеру, являются именно тем, почему люди находят реляционные базы данных настолько полезными. Без реляционной базы данных, что должно быть простой задачей - поиск книги и наблюдение, если она проверена и где - становится невероятно сложной и трудоемкой. Знание того, как использовать четыре объекта Access, может сделать даже сложные задачи довольно удобными для пользователя.

С уважением, авторы сайта Компьютерапия

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями и напишите отзыв в комментариях!